「前準備」で仕事効率アップ!想像力でリスクを減らそう!

コラム

運動をする前のウォーミングアップが大事だということはよく知られています。その日の体調確認、体の可動範囲を広げる、怪我の予防、体を温める、心臓へ急激な負荷をかけない・・・など、目的は様々。ウォーミングアップは体への負担も減り、悪いことへの予防にもなり、その後の効果がアップするというメリットばかりですよね。実は仕事や勉強も同じように、前準備をすることで作業効率のアップやリスクの軽減が期待できるんです。

 

仕事で必要な前準備は何?

では、仕事の前準備には何があるでしょうか。

・1日のスケジュール、段取りの確認
・必要な物をそろえておく(資料や機材など)
・相手先のスケジュールを確認
・会議のシミュレーション
・取引先とのトラブルを想定した準備
・プレゼンの練習
・作業の優先順位をつけておく

 

前準備をすることでリスクを減らす

前準備は、想像力が必要です。様々なことを想定し、事前に準備をすることでリスクを減らすことができます。

・このような質問がくるかもしれない。いくつか答えを用意しておこう
・急な依頼がくるかもしれない。事前に調べておこう
・機材に不具合があると困るので、予備をそろえておこう
・当日、欠席者が出た時の代理対応など

 

このように、必要な物をそろえておく、他の人に相談する、調べる・聞く・・・経験をしていくことでわかってくることも多いですね。周囲の仕事を見たり、気にしておくことで何が必要なのか、どのような不具合があるのか、自分の知識として身につきます。自分の仕事以外でも学ぶべき場所がたくさんあるので、アンテナをはって視野を広げていると勉強になります。

 

前準備の注意するべきポイント

【Point1】
常に色々なことを想定していると、ただの心配性となってしまい、日常生活にも影響してしまいます。気持ちの切り替えを大事にしましょう。

【Point2】
前準備に追われて徹夜をしないようにしましょう。いくら準備がしっかりできていても寝不足ですと、作業効率が悪くなくなってしまうこともあります。

【Point3】
様々なことを想像していると作業が多くなりがちです。1日のスケジュールには余裕をもって、きついスケジュール計画を立てないようにしましょう。

【Point4】
物の管理、身の回りの整理をしましょう。せっかく前準備をしっかりしても、紛失してしまったり、探している時間が無駄になってしまいます。

 

事前準備をすることで、心に余裕もでて余計な不安が減ります。また、急なトラブルにも対応でき、リスクを減らすこともできます。周囲からも「おっ!仕事ができるね!」と見られるかもしれません。ぜひ、しっかりと前準備をして段取りのイメトレをしてみましょう。

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