在宅勤務、テレワークの導入で大きく仕事環境が変わってきている企業も多くなりました。テレワークにはメリットもデメリットもありますが、会社全体として「コミュニケーション不足が生じやすい」という問題が挙げられています。
コミュニケーションが希薄化することで起こる問題とは何でしょうか。
コミュニケーション不足が起こる原因
テレワークでコミュニケーション不足が起こる原因はいくつかあります。
相手の様子が見えない
テレワークの場合、オンライン会議など対面でのやりとりもありますが、会議が終われば自宅で1人の作業となります。会社内では人の動き、表情などから周囲の様子を知ることができましたが、テレワークは基本的に1人です。
顔を合わせる機会がない
会社内では人の流れがあるため、ちょっとした会話から顔見知りにつながることがありますが、テレワークの場合は人との新しいつながりがなかなか増えません。
雑談ができない
会社内では業務関連、日常のふと話をしたいこと、聞きたいこと、プライベートな内容でも気軽に会話をすることができました。しかし、テレワークとなると「みんなに話す内容ではないかも」と会話を選び、結局は必要最低限のやりとりしかしないことも多くあります。
やりとりがしにくい
柔軟なテレワークの場合、相手に聞きたいことがあってチャットやメール、電話をしてもなかなか繋がらなかったり、返信がなかったりとスムーズなやりとりがしにくくなります。また、普段とは異なる業務など、相手への伝え方も難しくなり、きちんと伝わっているのか不安になることがあります。
コミュニケーション不足による会社のデメリット
会社としては、業務だけを遂行してもらえれば売り上げが伸びるものでしょうか。人間はロボットではなく、気持ちがあります。人はモチベーション、相互理解、信頼関係などで生産性、作業効率が変わってきます。
社員同士の意思疎通がうまくいかず、トラブルやミスが増えてしまうことも。社員のスキルアップや社内教育の場も減り、会社全体として見直しが多い中、今までとは異なる問題が増えているケースもあります。
コミュニケーション不足の対策
会社の業務内容によって、テレワークの向き不向きもあります。テレワークだからといって、作業場所がオフィスから自宅になっただけではありません。リモートだからこそ、コミュニケーション不足を少しでも減らすために、注意するべきことを知り、対策をしましょう。
情報共有をする
スケジュール、進捗、問題点などできるだけ情報を共有しておくことです。自分がどういう状況ということを知らせることで、相手が連絡をとりやすくなります。
ビデオ通話の活用
会議だけでなく、1対1でしか話せない評価内容、業務で不安なことなど、相談にビデオ通話を活用することで気持ちが変わることもあります。中には、業務以外のビデオ通話は迷惑だと考える人もいますが、中には必要だと感じている人もいます。会社側として柔軟に対応できる仕組みづくりが必要です。
チャットの利用
メールだと改まった文章を考えなくては･･･と構えがちですが、気軽にできるチャットを活用しましょう。チームなど複数人で作業をする場合は、わからないことに対して、誰かがフォローしてくれることもあります。1人で抱え込み、ミスや余計な時間をかけないためにも、すぐにやりとりができる環境があるといいですね。