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社内で今も昔もありがちな景色･･･書類が山積みでタワーのようになり、崩れそうで崩れないという微妙なバランスを保っている机の上。こんな状態が見られた場合、会社として社員に指導しているでしょうか？
個人の空間だから誰も言わなかったり、上司自身も片付けが苦手だからといってスルーしていると･･･隣の社員に迷惑をかけるだけでなく、オフィスデスクが汚いことで会社全体の損失につながってしまう可能性も大きくあります。
会社の損失につながっていることもある
プライベートの部屋であれば、デスク周りが山積みであろうが汚かろうが誰にも迷惑をかけませんが、オフィスは共有の場です。さらに社外の人が仕事場を目にする場合もあります。きれいなオフィスでありながら、ある社員の机だけ山積みの書類が…となると、職場環境の印象はよくありませんよね。
そしてよく言われることは、作業の効率が下がってしまうことです。資料を探すことに時間がかかる、紛失してしまったことへの対応、さらに社内・社外に迷惑をかけ、信頼も余計な時間も失うことにもなります。
デスク周りが散らかる人は損をしていることに気が付いていない
デスク周りがごちゃごちゃしている人は自分自身が損をしていることに気が付いていません。自分の領域を自由に使っているつもりかもしれませんが、隣のデスクにもはみだしたり、書類の山が崩れないか周囲が冷や冷やしたり･･･。
「山積みに見えても自分は資料がどこにあるかわかっている」という話はよく聞きますが、実際は探すことに時間がかかることも多くあります。自分だけが困っていないと思っている、周囲に迷惑をかけていないという意識の社員が増えてしまうと、会社全体の作業にも影響しかねません。
デスクの散らかりは個人だけの問題？
会社の限られた机のスペースで仕事をしている社員にとって、散らかしてしまう原因は整理整頓が苦手、片付けができないからだけでしょうか。もちろん、個人の意識が大きく影響しますが、中には会社の仕組みに原因があり、解決できることもあります。
例えば、社内がデジタル化されておらず、社内の資料が紙ベースという場合があります。顧客とのやり取りはデジタル資料が多いとしても、社内資料が紙ベースであると後回しにしてしまい、溜まりがちになります。
また、社内デスクの上はパソコンが多くを占めるため、それ以外の収納場所が少なかったり、忘れないようにという思いから、つい上へ積み重ねてしまうことも。社員が使いやすいデスク環境となっているか他社も参考にしてみるといいですね。
職場全体で整理整頓を
オフィスデスクが散らかる原因はいろいろとありますが、日々忙しい社員の立場としてモノを捨てられずにいる、片付ける時間がないという声も多くあります。新人教育で研修中に片付け指導があったとしても、元々片付けが苦手な人にとっては机の上は資料が山積みになる一方です。
デスクスペースは個人の領域かもしれませんが、散らかっているオフィスでは気持ちもすっきりせず、集中力の低下、チームワークの乱れにつながることもあります。ましてや、隣の社員はいつ崩れるのかヒヤヒヤするだけでなく、視界に気になる光景があると生産性も上がりません。
部下だけでなく、上司自身、整理整頓が苦手だという人もいます。「机の上を整理しましょう」と指示を出したところで「いちいち細かい」「口うるさい」と思われてしまうこともあるかもしれません。
上司としての指導だけでなく、会社全体の取り組みとして定期的に整理整頓の意味を伝え、片付けの時間を作る習慣化が会社全体を変えるかもしれません。