友人とおしゃべりをしていて急に話を振られても、緊張もしないですし、会話が途切れることもありません。しかし、ビジネスの場面になると頭が真っ白になり、口ごもってしまったり、はっきりと受け答えができないということはありませんか。
仕事場では、1対1の対応だけでなく、プレゼンや会議では相手が複数人という場合も多くあります。急にコメントや考えを求められたり、予期せぬ質問が出たり、トラブルが発生したり、何が起こるかわからない中で、沈黙は避けなければなりません。
アドリブが上手な人もいますが、度胸や経験値も必要です。咄嗟に対応するためのコツはあるのでしょうか。
電話対応が苦手な理由
咄嗟の対応力の１つに電話対応があります。電話対応については会社内でも新人が電話を取らない、受け答えができていない、聞き漏らしが多いなどトラブル例としてよく挙げられていますが、若者にとっては「もう不安で仕方がない」「胃が痛くなるほどの緊張やストレスだ」というくらい、電話嫌いという人もいます。
電話の場合は、
・相手の表情がわからない
・沈黙になってはいけない
・言葉遣いに気を付けなくては
・話を整理しなくては
・相手の話を聞き漏らさないようにしなくては
・自分がわからない時の対応が答えられない
・電話機の操作が不安
などの理由で苦手意識を持つ人もいます。
咄嗟の対応力ができる人とは
突然話を振られても、即対応できる人はどんな特徴があるのでしょうか。
・パニックにならず冷静
・自信がある
・情報の引き出しがたくさんある
・コミュ力が高い
など、同じようにしようと思っても、なかなかできないことも多くあります。誰しもいきなりコミュニケーション能力が高くなるわけではありません。様々な失敗や経験を繰り返してきた結果と努力があります。
今からでも自分にできることとは
少しでも、悩みから脱したいのであれば努力は必要です。
◆間違ったことを言ってはいけないと考えすぎてしまい、答えられないのであれば、正直に「自信はないのですが、〇〇だと思います」「まとめてお答えしたいのでお時間をいただけませんか」など、誠意ある態度をする。
◆流ちょうに話をすることができないのであれば、ゆっくりでも丁寧に話す。身振り手振りの表現も使って、苦手なりに伝えようという意思を見せる。
◆事前準備でできることは、対応を予想しておく。
◆相手も人間と思いながら緊張をほぐす。
◆笑いやウケを狙わず、真摯な態度を心掛ける。
◆咄嗟の対応ができる人を観察して真似ができるところはやってみる。
◆普段から自分から進んで会話に参加する。
結局は、人同士のコミュニケーションです。適当にごまかしてその場をやり過ごそうとしても、後で突っ込まれてしまうこともあります。苦手なりに誠意ある対応をすることで、相手もフォローしてくれるはずです。
対応力は、多くの経験をすることで得られるものです。失敗することに不安があるかもしれませんが、小さい成功体験を積み重ねていってほしいと思います。