オンライン会議は今や仕事の定番になりました。
移動せずに参加することで便利になった一方で、「あ、これもったいない…」という小さな失敗が起きやすいこともあります。
せっかく時間を合わせて集まっているのに、伝わらなかったり、進行が止まったり。
うっかり、やらかしてしまった経験はありませんか？
そんな場面を減らすために、よくある失敗と、すぐに実践できる改善ポイントをまとめました。
音声トラブルに気づかず話し続けてしまう
オンライン会議で最も多いのが音声にまつわる問題です。
「声が小さい」「相手に届いていない」「ノイズがひどい」･･･本人は気づかずそのまま話し続け、後から「さっきの部分聞こえませんでした」と言われることも。
会議前のマイクチェックは意外と効果があります。
「聞こえていますか？」とひと言確認するだけで、安心して会議をスタートできます。
また、せっかく話をしていても音量が小さい、クリアではないことも。
事前にマイクチェックは各自で行っておくことも会議前の準備として必要です。
発言がかぶって会話が止まる
オンラインでは間やタイミングが読み取りにくく、声が重なってしまいがちです。
発言の順番が曖昧だと、流れがぎこちなくなる原因にもなりかねません。
「次、私から話しますね」と誰が話をするのかを明確にし、司会役が順番を整理したりするだけで、会話の流れがスムーズになります。
画面共有がスムーズにできず皆を待たせる
「保存した資料はどこ？」
「共有ボタンが…あれ？」
画面共有の準備不足は、待つ側にとって想像以上に長く感じるものです。
発信者は焦る雰囲気の中、待っている側は緊張感がなくなり、場の空気がゆるんでしまうこともあります。
資料はデスクトップなど“すぐ開ける場所”に置く、事前に一度開いておく。このひと手間で焦りが大幅に減ります。
表情が捉えにくい
カメラをオンにしていても、
・画面が暗い
・目線が下を向いている
と、動作や感情が伝わりにくくなります。
ライトを当てる、カメラ位置を少し高くして目線を合わせるなど、小さな工夫で、印象がぐっと変わります。
話す側に安心感を与える効果もあるので、事前に自分がどのように映っているのか、背景も含めて確認してほしいと思います。
リアクション不足で会議が淡々と進む/h3>
オンラインでは、うなずきや「聞いてますよ」のサインが伝わりにくいものです。
対面では自然に出ている反応も、オンラインでは意識しないと届きません。
声を出せなくても、軽くうなずく・手を少し上げるなど、小さなリアクションだけで場の雰囲気が明るくなります。
目線が下がっているだけで、会議に集中していない、違う作業をしているのではないかなど、誤解が生じることもあります。
同時に複数タスクをしてしまい集中できない
オンライン会議は、ついメールチェックや別作業をしてしまいがちですが、それが原因で話についていけなくなることも少なくありません。
相手から見ると「反応が薄い」「返事が遅い」と感じさせる要因にもなってしまいます。
会議中は基本的に作業画面を閉じる、必要な資料以外は開かないなど、“集中する環境”を整えること、通知が来たとしても「会議中」であることを忘れないようにしてほしいですね。
オンライン会議の失敗の多くは、ちょっとした工夫で防げるものばかりです。
緊張しすぎて発言の時に瞬きが異常に多くなってしまったり、画面に近づきすぎてドアップに顔が映ってしまったり、自分では気が付きにくいこともあります。
どれも難しいことではありませんが、機器を通して見られていることを意識し、経験を積み重ねることで会議の質が大きく変わっていきます。
無駄に疲れないために、1人1人が意識を持って、ぜひ今日から小さな改善を取り入れてみてください。