「メールや資料の文章を早く書きたい」「プレゼンの準備でスライド作成に時間がかかる」など毎回、限られた時間での作業を重荷に感じていることはありませんか。
得意なことであれば時間がかからず、すぐにとりかかることができることかもしれません。しかし、早く仕上げようと行き当たりばったりで作業を進めた結果、修正が多くなったり、上手く伝えることができずに余計な作業が増えてしまったというケースもあります。
ものごとには順序が必要
ものごとには、順序や組み立てが必要なことがあります。例えば、家を建てる時を考えてみてください。「家の形がわかっているし、自分が作りたいイメージもある、だから完成形に向かって作業をすればいいんだ」と思いますよね。
確かにその通りです。しかし、やるべきことの順序の違いによって作業スピードも作品の精度も大きく変わってくるということを考えなければなりません。
イメージから考えていきなり木を切り、組み立てていくことで思い通りの家が建てられるでしょうか。ベテランの域であれば可能かもしれませんが、材料が足りなかった、順番を間違えた、修正が大変になってしまったなど、トラブルが起こることは予想がつきます。
大きなものを作るならばなおさら工程が多くなり、複雑化します。
下書きや下準備に時間をかける意味とは
「下書きや下準備の時間が無駄」と思う人もいるかもしれません。満足ができる仕上がりに到達するのであれば、いきなり本番の方が時間短縮になります。しかし完成させるまでの過程を考えると、一概に遠回が無駄とは言い切れません。
準備の時間というのは頭の中の考えを整理し、さらに発展させることができる重要な時間となります。頭の中でイメージしていることを文章やスライドなどの資料に表面化させるにしても、相手に伝える方法を考えながら書きだしながら気が付くことが多くあります。
さらに、完成に向かっての構成を考えると準備の段階であればいくらでも修正が可能であり、次々にアップデートができるというメリットがあります。
自分の頭の中の構想を見える化させることは時間がかかるものです。しかも、提出物であったり、大勢の前でのプレゼン資料であれば体裁も考え、作成に時間がかかります。
効率アップにつながる「下準備」
行き当たりばったりでやる作業は自分だけの問題であればよいのですが、仕事となると精度や品質を疎かにすることはできません。
料理もそうですが、材料の下ごしらえをしっかりすること段取りを事前に考えておくことで、タイミングを間違えずゆとりがうまれます。いざ、ケーキを焼こうと思った時にオーブンの予熱が間に合わなかった･･･とならないように、段取りや構成を事前に知ることは重要です。
失敗したり、満足ができない場合は修正が増え、余計な時間がかかってしまうことにもなりかねません。
時間と労力を節約したいのであれば、あえて下準備に時間をかけてみてください。