時短やタイパなど時間に追われている日常。便利ツールもありますが、効率的なタスク管理やメモを取るスキルが重要になっています。
その中でも「自分だけがわかる短縮記号やシンボルを活用する」ことは、効率を高めるための有効な方法の一つです。
デジタルツールでも手書きでも通用するため、メモを取ることが苦手、まだ活用していないという方にはぜひおすすめしたいと思います。
メモを取ることが苦手
メモを取る際に、すべての言葉を完全に書く必要はありません。話を聞きながら手書きをするという作業は難しいものです。
一字一句を書きとるのではなく、ある程度話を聞いて自分の中でまとめて書く、内容を取捨選択する等、瞬時に判断しなくてはならないことが多すぎて、もうパニック…追いつけない…話がわからなくなってしまった…という経験は誰にでもあり、急にできることでもありません。
そこで素早く情報を記録する方法として役立つのが短縮形やシンボルの活用です。
自分だけがわかる短縮記号に慣れる
特定のキーワードやフレーズを繰り返し使う場合、簡略化することで時間の節約にもなります。
意味ある短縮記号であれば、メモやノートを見返しても理解ができる内容で、決してちんぷんかんぷんの暗号ではありません。
これは、学生がノートをとる、ビジネスマンが会議のメモを取る際に特に有効です。タスクが終了したものにチェックマークをつけたり、ポイントとなる部分に自分のマークをつけるなど、ちょっとした短縮記号を使ったことがありませんか。
例えば、
・文章にせず、箇条書きにしたり、矢印（→）で言葉をつなげていくことで書き留める量を減らします
・重要マークを星印（☆）、会議を（会）、わからない部分を（？）など、短縮記号を使うことでメモを効率的に取ることができます
また、よく使う単語やフレーズを漢字ではなくアルファベットで省略化することで、さらにスピードアップにもなります。
電話（ＴＥＬ）、コピー（ＣＰ）、印刷（ＰＲＴ）、社長（P）、会議（MTG）、例えば （ex.）、～など（etc）
少しレベルアップすると、出来る限り早く（ＡＳＡＰ）はビジネスメールで「至急」「できるだけ早く」などAs soon as possibleの略が使われることもあります。「エーエスエーピー」「エイサップ」と呼ばれ、「書類ＡＳＡＰ」と書いてあれば「書類をできる限り早くすます」ということがわかります。
短縮記号を上手に活用しよう
自分のメモであったり、他人が見る必要がないものに関しては自由に短縮記号を設定できますし、読み取られる心配が減り、プライバシーの保護にもつながります。
しかし、メールや他人へのメモなど、使う目的によっては短縮記号の利用は気をつけなければなりません。
また、使い慣れるまでは一度に多くの記号を使わないことです。慣れていない場合は、自分で書いたメモが本当に暗号文となってしまい、わからなくなり解読不能になる可能性も。
一般的に使われているものを知ることから始め、少しずつ増やしていきながら、オリジナルマークで工夫していってください。
慣れてくると作業がスピードアップし、頭の中の整理にも役立つため、おすすめです。