会社で行われる会議の頻度はどのくらいでしょうか。定期的に開催されているもの、急遽行われるもの、時間も参加人数も様々ですよね。しかも、コロナ禍になってからは在宅でのオンライン会議も当たり前のようになりました。
重要な会議といえども、時間帯によっては睡魔や空腹と戦い、集中力の低下につながることもあります。若手は会議に出席するだけでも緊張しますが、上司に「休憩したい」といえる状況ではありません。ましてや話好きな役員が同席していると、なかなか終了のタイミングがつかめないこともあります。
会議を進行する人は仕事の生産性をアップさせることも考え、時間を有効に使うことができるように社員の状況判断が求められます。
会議の時間帯を考える「始まり」と「終わり」
朝一番から会議といっても、まだ仕事モードに切り替えができていない、メール対応や進捗確認などの作業を済ませたい、電車の遅延など、メンバーがばらばらと集まってきたり、始まるまでに時間がかかってしまうことがあります。
特に休み明けである月曜日の朝一番は、あまり会議向きの時間帯とはいえませんね。
また、会議の終わりの時間帯も、お昼休憩ができるのか？同僚とランチの約束をしている、社員食堂が並んでしまう、お昼休憩に済ましたい用事があるなど、お昼休みに食い込んでほしくない時間帯があります。
会議を始める時間は事前に予告する、終わりの時間は先に伝えて目安がわかるようにするなど、スケジュールの伝達ははっきりしておくと安心です。
予定通りにいかないことももちろんありますが、時間配分を考え、オーバーするようであれば一度、区切って仕切りなおすなど、進行役が会議に夢中になってしまわないようにしましょう。
一昔前であれば、「重要な会議だ、ちょっとくらいの休憩時間はずらせばいい」なんていう発言も当たり前でしたが、今の時代は勤務時間と休憩時間をはっきり求める社員が多くなりました。
会議の参加メンバーが上の空だったり、モチベーションが下がったり、落ち着きがない…生産性が下がるような状況を作らないようにするのも、会議運営で考えるべきコツの１つでもあります。
会議中の休憩時間とブレイクタイム
学校の授業中に、先生が雑談をすることがあります。それは、単に先生が思いついて話をしたいパターンと意図的に雑談をしているパターンがあります。午後一の時、ちょっと睡魔が･･･という生徒が多い場合や、集中力が切れてきたなと感じた時には雑談でちょっとしたブレイクタイムを取るそうです。
この切り替えを上手に取り入れる先生と、ひたすら詰め込み授業をする先生に分かれますが、生徒にとっても約50分の授業は長いものです。会議でも、50分～1時間で10分くらいの休憩はほしいですね。
このように、会議の中でもグループワークやディスカッション、あえての雑談タイムなども取り入れることで、ボーッとしてしまった場合でも脳が活性化されていきますので、適宜取り入れると活気ある会議になりやすくなります。
ランチミーティングに注意！勤務時間と休憩時間をはっきりと
ランチミーティングを行う場合、社員の休憩時間と勤務時間に気を付けてください。ランチミーティングは、リラックスをしながら話ができるというメリットがありますが、休憩時間は「従業員が休息のために労働から完全に解放されることが保障されている時間」と定義されています。
強制力がないランチミーティングの場合でも、回数が多いと負担になることもあるため、設定時間に気を付けて有効活用しましょう。
会議は拘束時間が長いというイメージがあります。会議は社員全体のモチベーションアップ、情報共有、新しい企画のアイディアが生まれる場所でもあります。
まだ自分の作業が残っているのに…会議なんて無駄な時間･･･と思う社員がいないようにしたいものです。ただ集まるだけの会議ではなく、生産性のある時間にする工夫が必要です。