会議は単なる情報共有や決定の場だけでなく、アイデアの芽生えや新しい発想を生み出す場でもあります。会議というと、日本では緊張感があり、ノーという意見が言いにくいというイメージをする人もいるかもしれません。
企業が様々な改革を行い、昔とスタイルが変わってきたところも多くありますが、形式だけの会議にならず、有意義なものとするためにはどんな工夫があるでしょうか。
目的や形式に応じてさまざまな種類がある
一般的な会議の種類を挙げてみます。
情報共有会議･･･主に情報を伝えることを目的とした会議
意思決定会議:･･･特定の問題や課題について意思決定を行うための会議で最終的な判断を下す場
戦略会議･･･経営陣や上級管理職が参加し、長期的なビジョンや戦略に関する議論を行う会議
問題解決会議･･･特定の課題や問題を解決するために行われる会議
ブレインストーミング会議:･･･新しいアイディアや解決策を生み出すために行われる会議
評価・フィードバック会議:･･･上司と部下との間で行われ、個人の業績やプロジェクトの評価、改善点について議論する会議
プロジェクト会議･･･プロジェクトの進捗や課題について、報告や調整を行う会議
教育・研修会議･･･新しいスキルや知識を共有し、学習するための会議
交流会議･･･業界内の人々が集まり、情報交換やネットワーキングを行う会議。新しいビジネスのチャンスを見つける場
一般的な会議の種類の一部ですが、実際にはさまざまなカスタマイズをし、会議の目的や参加者のニーズに合わせて行うことが重要です。
工夫している会議・ミーティングを知りたい！
面白い視点をテーマに会議・ミーティングを行う企業もあります。
逆転会議･･･通常のよりよくするための議題とは逆に、問題を悪化させる方法やアイデアを考え、その逆の解決策を見つけるアプローチです。
未来予想会議･･･10年後、20年後の未来を想像し、その時点での状況や技術の進化に基づいて、ビジョンや戦略を考える会議です。
スピードデート会議･･･チーム内のメンバーが数分ごとに異なる相手と話すことで、新たなアイデアを生み出したり、チーム内のコラボレーションを促進する会議です。
アイデアアワー･･･メンバーが自由なトピックでアイデアを出し合う時間を設ける会議で、日常業務から離れてクリエイティブな発想を刺激します。
失敗共有会議･･･過去の失敗や挫折について率直に話し、そこから得た教訓を共有する会議です。他の人々が同じ過ちを繰り返さないようにするために役立ちます。
参加者の関与や活発なディスカッションを促すためには、形式ばかりの会議よりも違う視点で議論することも有効ですね。
日本では、小規模なミーティングであれば様々なスタイルで行われる会議も増えてきました。立ったままで行う会議、輪になって行う会議、カフェスタイル、好きな場所に座って行うなど、目的によっては、リラックスしながらアイディアを出し合う、意見を言いやすいスタイルなど、工夫されつつあります。
まだまだ古い体質の会議形態ならば新しい取り組みにもチャレンジ
日本の会議では周囲の反応を気にしがちであり、ゆっくりと時間をかけて進行する場合が多くあります。海外では、時間管理が重視され、効率を求められるため、決定を早く行う傾向にあり、会議に対する社員の参加意識がまだまだ異なる部分も多いようです。
日本の古い体質の会議であれば、ディスカッションが活発化すること、オープンに意見交換ができること、会議の進行を効率的に行うなど、コミュニケーションの質を高めることも必要です。