「最近忙しくて…」
何だか、毎日忙しい。いつもこの言葉を言っているけれど、いつまで私は忙しいのだろう？
仕事に追われ、メールの返信に追われ、次から次へとやってくるタスクをこなしているうちに、一日があっという間に終わってしまう。
もちろん、本当に仕事量が多くてバタバタする時期もあります。
でも、「忙しい」が口ぐせになっているときは、実は時間が足りないのではなく、仕事の進め方や考え方に原因があるのかもしれません。
今回は、なぜ忙しく感じてしまうのか、仕事がなかなか片付かない原因について考えてみたいと思います。
本当に忙しいのか一度立ち止まって考えてみる
毎日慌ただしく過ごしていると、自分がどんな風に時間を使っているのか、意外と分からなくなってしまうものです。
朝から晩まで働いているのに、なぜか仕事が終わらない。
そんな状況でも、一日の動きを振り返ってみると、実はあまり重要じゃないことに時間を使っていたり、何度も同じ作業を無駄に繰り返していたりすることがありませんか。
忙しいと感じたときこそ、一度立ち止まって仕事の内容を整理してみることが大切だということを思い出してほしいと思います。
「これって本当に必要な業務かな？」
「今やるべきことなのかな？」
少し振り返って考えてみるだけでも、時間の使い方はガラリと変わっていきます。
優先順位が曖昧だと仕事は増え続ける
仕事が片付かない理由のひとつが、優先順位があいまいなことです。
目の前にある仕事から順番に手を付けていると、本当に大事な業務が後回しになってしまうことがあります。
急ぎの仕事ばかりを処理しているうちに、本来じっくり取り組むべき業務に手が回らなくなる、というのはよくあることです。
やるべきことが増えるほど焦りも大きくなりますし、その結果、「忙しい！」という感覚だけがどんどん強くなってしまいます。
すべてを同じテンションでこなそうとするのではなく、「今やるべきこと」と「後でも大丈夫なこと」を分けて考えるのがコツ。
優先順位がハッキリするだけで、仕事の進み方は見違えるほど変わります。
仕事を1人で抱え込み過ぎていない？
責任感が強い人ほど、仕事を自分ひとりで抱え込んでしまいがちです。
頼まれた仕事を断れなかったり、「人に任せるより自分でやったほうが早い」と思ってしまったり。
そんな思いから、気づけばキャパオーバーな量の業務を抱えてしまうことがあります。
でも、一人でできることには限界がありますよね。
抱え込む仕事が増えれば増えるほど処理しきれなくなり、忙しさのループから抜け出せなくなってしまいます。
周りに任せられる仕事は任せる。相談できることは相談する。
それも、仕事をスムーズに進めるための大切なスキルです。
「断る勇気」が忙しさを減らすこともある
忙しい人の特徴として、「NOと言えない」という共通点があります。
新しい依頼が来るたびに引き受けていれば、当然ながらやることは増えていきます。
相手との関係を考えると、断りにくい場面もありますよね。
ただ、自分の限界を超えた仕事を引き受け続けると、結果的にすべての仕事のクオリティが下がってしまう可能性があります。
断ることは、無責任に感じてしまうという人もいます。
でも、できないことを引き受けてしまうことこそ無責任になってしまいかねません。
状況によっては、「別の日程ならできます」と提案したり、他の方法を相談したりするなど、他の道を模索することも１つです。
無理を続けるよりも、上手に調整するほうが、お互いにとって良い結果につながるはずです。
完璧主義が仕事を遅らせることもある
仕事に真面目な人ほど、つい「100点満点」を目指してしまいます。
資料の細かい表現が気になったり、何度も確認しないと提出できなかったり、少しのミスも出さないように仕上げたかったり。
その姿勢自体は素晴らしいことですし、責任が必要な社会人としては当然です。
でも、完璧を求めすぎるあまり、必要以上に時間がかかってしまうこともあります。
場合によっては、前に進めるために「80％の出来栄えでも十分」というケースも。
必要なクオリティをキープしつつ、フットワーク軽く進めていくことも、仕事をサクサク終わらせるためには欠かせません。
効率化できる作業は見直してみる
毎日やっている業務の中には、工夫次第で時間をギュッと短縮できるものが隠れています。
・いつも使う文章はテンプレート化しておく。
・作業の手順を整理する。便利なツールを取り入れてみる。
こうした小さな工夫の積み重ねが、大きな時間の節約につながります。
忙しいときほど目の前の仕事に追われて、てんてこ舞いになりますが、少しだけ「どうすれば楽になるか」を考える時間を作ってみてください。
作業そのものを見直すことで、思っていた以上に心に余裕が生まれることもあるので、ぜひ試してほしいと思います。
「忙しい」という言葉が口ぐせになっているときは、本当に時間が足りないのか、一度セルフチェックしてみてください。
◇優先順位があいまいになっていないか
◇仕事を抱え込みすぎていないか
◇完璧を求めすぎていないか
◇要領が悪いのか
◇無駄が多いのか
そうした視点で振り返ってみると、忙しさの本当の理由が見えてきます。
仕事が片付かないのは、単純に量が多いからとは限りませんので、断る勇気を持つことや、やり方を工夫することで、気持ちにも時間にもゆとりが生まれます。
忙しさに振り回されるのではなく、自分で時間をコントロールできるようになると、毎日の働き方も少しずつ、心地よいものに変わっていくのではないでしょうか。